Mythos Meeting

Hand aufs Herz: Was war der langweiligste Part Ihrer letzten Arbeitswoche?

Selbst, wenn Ihre Antwort etwas mit Excel-Tabellen zu tun hat, bin ich mir sicher, dass Sie zumindest kurz das eine oder andere Meeting vor Augen hatten. Wenn nicht, Glückwunsch! Sie gehören zu einer sehr kleinen Minderheit Berufstätiger oder arbeiten nicht in einem Bürojob.

Verschiedenste Studien haben herausgefunden, was die meisten von uns ohnehin wissen: Gut die Hälfte aller Meetings werden von ihren Teilnehmenden als langweilig, ineffizient oder schlicht überflüssig empfunden. Warum halten wir dann derart krampfhaft an dieser Praktik fest?

Meetings sind unternehmensinterne Kommunikation, Informationsfluss, Partizipation, Effizienz, zwischenmenschlicher Kontakt und echte Zusammenarbeit. So die Absichtserklärung der Menschen in hierarchischen oder fachlichen Führungspositionen, die Meetings ansetzen. Klingt doch eigentlich ganz gut. Wären da nicht zwei dicke, fette Abers: erstens scheitern die ehrenwerten und sinnvollen Absichten oftmals an der Umsetzung (können wir trainieren); zweitens ist die Hidden Agenda der Führungskraft oftmals wichtiger und detaillierter als die offizielle Agenda des Termins (können wir auch trainieren, ist aber schwieriger).

Lassen Sie uns ein natürlich völlig überspitztes Beispiel machen:

Die Führungskraft (d/m/w) lädt ihre Mitarbeiter mit der Bitte um 9 Uhr pünktlich zu erscheinen und einer anhängenden Agenda zu einem Meeting, einer Mitarbeiterbesprechung (altdeutsch) ein. Mit dieser Vorgehensweise ist sie schon ganz weit vorne im Gegensatz zu vielen anderen, denn eine anhängende Agenda mit den Themen die es zu besprechen gilt fehlt oft. Quasi Meeting-Surprise. Vorbereitung unerwünscht, würde nämlich die Hidden Agenda durcheinanderbringen.

Punkt Neun Uhr sitzen alle eingeladenen Mitarbeiter erwartungsvoll und gespannt im Besprechungsraum… nur eine fehlt noch… die Führungskraft! Die kommt, korrekt innerhalb des akademischen Viertels, um 9:10 Uhr (ein Schelm wer jetzt an Privilegien denkt). Mit einem strahlenden Gesicht und einen fröhlichen guten Morgen wünschend setzt sie sich auf den einzigen freigelassenen Stuhl, natürlich ans Kopfende des rechteckigen Tisches (Was denkt der Schelm jetzt?).

Noch vor wenigen Jahren hätte nun die Führungskraft begonnen, die Themen der Agenda abzuarbeiten. Gesprächsanteil des Chefs im Meeting 100 %. In Zeiten von New Work ist das natürlich anders: Wir starten mit einer launigen Check-in-Frage, dann gibt jeder einen Status-Report und dann beginnt die Führungskraft, die Themen der Agenda abzuarbeiten.

Ist sie das schon, die vielbeschworene Partizipation? Die Informationen rieseln leise in die Köpfe der Mitarbeiter, oder auch daran vorbei, während die Bäuche rebellieren. Am Ende dann das obligatorische: „Hat noch jemand was?“. Alle schütteln beflissen mit den Köpfen und auch die anschließende Frage, ob bei ihnen alles okay sei, wird brav benickt. Mit einem stolzen Lächeln auf den Lippen ob ihrer unnachahmlichen Effizienz wünscht die Führungskraft der Mannschaft noch einen erfolgreichen Arbeitstag und verlässt den Saal. Ein Protokoll war nicht nötig denn sie hatte ja die Agenda verteilt (Achtung: Ironie).

 Jetzt beginnt die tatsächliche Mitarbeiterbesprechung. Die Mitarbeiter besprechen sich miteinander und tauschen Informationen aus. Zum Schluss sprechen sie noch darüber dass sie diese Meetings für überflüssig halten und nicht wissen warum sie daran teilnehmen müssen. Schade das die Führungskraft davon nichts mitbekommt (Achtung: keine Ironie!).

In tausenden von Unternehmen passieren solche Meetings jeden Tag. Woran liegt das? Haben sie das Meeten einfach nicht ordentlich gelernt? Wenn das der Kasus Knaxus ist, möchte ich Ihnen schon wieder gratulieren! Dem ist nämlich wirklich einfach entgegenzuwirken. Sagen Sie nur Bescheid – wir können Ihnen ein E-Learning in Ihrer Corporate Identity dazu basteln, so einfach ist das.

Nötges + Partner wären aber nicht Nötges + Partner, wenn wir daran glauben würden, dass es so einfach ist. Selten haben Führungsprobleme, Ineffizienz und mangelnde Partizipation etwas mit Wissenslücken zu tun. Haben Sie sich mal ganz ehrlich gefragt, aus welcher Motivation heraus Sie ihre Meetings ansetzen? Worum geht es da unterhalb des Offensichtlichen? Wie sieht sie aus, Ihre Hidden Agenda? Macht man halt so? Mission Verantwortungsdiffusion? Bühne für Machtausübung oder Selbstdarstellung? Den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass…? Noch nie drüber nachgedacht?

Rechnet man sich einmal die Gehaltssumme aus, die pro Stunde Meeting in vielen Unternehmen anfällt, so wird man leicht schwindlig. Geld das in keiner Bilanz oder einer Gewinn und Verlust Rechnung auftaucht, sogenannte Transferkosten. Unsichtbar, schwer analysierbar und doch nachhaltig gewinnmindernd. Ob diese Kosten herausgeworfenes Geld sind, entscheidet sich an genau den beiden Abers, die wir hier skizziert haben: 1. Wie effizient führen Sie Ihre Meetings durch? 2. Aus welcher Motivation heraus greifen Sie auf das Meeting zurück?

Beides zusammen beschreibt die Meeting-Kultur des Unternehmens, die zu untersuchen und strategisch zu entwickeln mit Sicherheit eine gute Investition ist.